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人力资源文件从始至终:您需要知道的一切

为什么人力资源文档如此重要,并且管理不善会有哪些陷阱?人力资源顾问Gemma Dale的这篇文章,找到了如何在整个员工生命周期中正确地为您的组织制定人力资源文档管理流程。

人力资源文件和员工生命周期

员工的生命周期会产生大量的虚拟和物理文书工作。一个新的入门者会生成大量的文件-录取通知书,工作说明,雇佣合同-以及许多要填写的表格。

在工作期间,将有关于薪资和报酬,假期表,绩效审查文件,学习和发展记录,甚至产假或陪产假表的信件。每个重大变更都需要进行沟通和记录,以提供完整的就业记录。

当有人离开雇主时,会产生更多的文档,其中一些与离职原因有关。例如,这可以是冗余计算,一封接受辞职甚至是解雇通知的信件,然后分别跟一个P45。

除了所有与个人有关的文件外,大多数组织还具有书面政策,程序和手册。

每个组织在使用什么文档以及如何沟通和存储文档方面都会有所不同。文件可能会根据工作角色,行业或更广泛的组织环境而有所不同。没有一个组织可以列出的一份人力资源文档 必须 有权,但每位雇员在法律上均有权获得书面详细说明,其中载明了雇佣合同的明示条款,例如工资,工作时间,通知期和工作地点。这在 1996年就业权利法.

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人力资源记录的良好实践因素

无论组织为员工生产的人力资源文件如何,都需要考虑一些一致的良好实践因素。您需要了解有关人力资源文档的以下信息:

1.安全性

您需要安全地保留它-通用数据保护条例(GDPR)为王!大多数人力资源文件将包含敏感的员工信息,例如他们的银行详细信息,出生日期或家庭住址。人力资源文件的访问应受到严格限制,并应保密。

相关文章: 如何避免GDPR违规:中小企业指南

2.保留

您需要明确的保留时间表。请勿无限期保存任何文件:这本身就违反了GDPR。

3.音调

音调很重要。通常,太多的人力资源文件冗长且过于正式。人们对人的重视程度不够 感觉。 对于人力资源文档,您说的很重要,但怎么说也很重要。可以制作既传达重要信息又保持热情友好的HR文档。

4.及时沟通

人力资源文件需要在正确的时间发布,并且在大多数情况下应及时发布。新员工不希望等待数周的录取通知书,也不希望现任员工等待有关薪水或需要参加的会议的信息。组织应努力确保他们具有有效的人力资源文档发送流程。

5.准确性

许多人力资源文件也是法律文件。它们规定了雇员与雇主之间的正式合同,在发生法律纠纷时将使用该合同。因此,至关重要的是文件必须真实无误,并能反映所有当前的法律要求。

人力资源文件管理:为什么重要

管理人力资源文档可能不是人力资源管理中最令人兴奋的部分,但它仍然是极其重要的部分。员工将根据其人力资源部门的文件以及上述五个要素中的每一个来判断。如果文件不正确,不及时或不机密,则会对公司的信誉造成负面影响。对于新手来说,他们收到的文件是员工经验和敬业度旅程的开始。对于离职人员,文件是他们对组织本身的最终印象。

拥有有效的文档,政策和流程是有效的人员职能的基础,所有其他人员的实践都以此为基础。

使用文档管理软件正确处理

使用软件使HR文档管理过程变得更加容易,因为它充当一个安全的集中式系统,管理者可以从中监视所有记录,而具有访问权限的员工可以轻松地找到所需的信息和策略。文档管理系统还可以帮助企业跟踪员工何时阅读和理解文档,并发出提醒以重新阅读它们,因此每个人都在同一页面上。

如果您希望更安全有效地管理HR文档,请尝试HR文档软件

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杰玛·戴尔(Gemma Dale)的图片

撰写者 杰玛·戴尔

杰玛·戴尔(Gemma Dale)是一位经验丰富的人力资源总监和CIPD特许研究员。她是诸如员工敬业度和社交媒体等人力资源主题的定期发言人和作家。

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