阅读凭证追踪收据

阅读凭证上的单据点击是否具有法律约束力?

的主要好处之一 人力资源软件 它可以保留您发送给员工并已确认收货的与人力资源相关的文件的最终记录。

从公司手册和政策到工作说明和雇佣合同,所有这些都可以通过以下方式发送给您的员工: 文件追踪功能 要求他们单击以确认他们已阅读这些文档。

问题是: 点击与手动签名一样具有法律约束力吗? 它真的可以作为您的员工确实消化了您发送给他们的信息并同意受其约束的证据吗?

鼠标和笔一样强大吗?

传统上,英国法律认为手动签名对大多数文档具有约束力,因为它具有三个关键作用:

  1. 它标识了签名者
  2. 如果签署并签署,则提供了签字人参与该行为的证据。
  3. 它将签字人与文件内容相关联

好消息是,根据英国法律,所有类型的电子签名(包括单击确认收据的点击)都可以像手动签名一样具有约束力。

但是,要将点击归类为具有法律约束力的电子签名,它仍必须实现上述三个角色;只有确保您确保每个员工都拥有对该系统部分的独占访问权,它才可以执行此操作。

因此,重要的是要求工作人员确保密码保持私密,并在使用记住以前使用过的密码的共享计算机时要特别注意。

因此,单击是否足以证明所有文档?

尽管一般性信函,备忘录,公司手册和政策不一定要进行确认性单击,但确实可以用作收据证明的有用记录。

对于雇佣合同,最好还是使用手动签名。但是,如果您想以数字方式发送合同,则单击以确认收据可能不足。相反,请使用扫描的签名,并确保整个文档都随电子邮件一起发送,而不仅仅是签名页。

对于和解协议,您最好是坚持手动签名(一定要使用上述扫描签名方法,但还是要获得原始纸质副本还是一个好习惯)。

如果您的文档要求非常高的确定性,则可以使用经过认证的软件来验证签名人的身份。但是,律师必须针对这类文件遵循律师协会的详细指导,因此最好针对最佳方法寻求具体的法律建议。

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如果您仍然不确定HR软件如何通过允许您跟踪单据的收据来为您工作,那么市场上有多家提供商很乐意为您提供帮助。 免费示范.

所有最好的HR软件包都应使您能够全面记录谁已读过什么;当您需要证明员工已查看特定文档时,这些证据可能至关重要。

乔恩·柯蒂斯(Jon Curtis)的图片

撰写者 乔恩·柯蒂斯

乔恩·柯蒂斯(Jon Curtis)是myhrtoolkit的董事总经理,之前是一名就业律师。他于2005年共同创立了myhrtoolkit,并于2018年成为全职MD。

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